Solicitud de información a Proveedores - Editar la solicitud de información

La invitación está dividida en cinco (5) secciones:

a. Información general
En la sección 1. “Información General” debe diligencie los campos así:
- Descripción: Escriba el propósito de su solicitud de información (ej. Solicitud de información para obras de mantenimiento). Recuerde que el campo tiene un límite de 1.200 caracteres.
- Clasificación del bien o servicio: Ingrese los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios con los que identificará esta solicitud de información. Puede seleccionar un código principal y varios códigos secundarios. Recuerde que puede usar códigos a tercer o cuarto nivel. El nivel de detalle ayuda a la competencia y mejora la calidad de la información.

- Plan Anual de Adquisiciones: este campo es para asociar  Procesos de Contratación con una adquisición del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad Estatal (PAA). Marque “No”, pues usted no está haciendo un Proceso de Contratación sino una solicitud de información a Proveedores.
- Información del contrato: Configure la duración estimada que tendrá el contrato para el cual está haciendo esta solicitud de información en días, meses o años.
- Dirección de notificaciones: El SECOP II por defecto usa la dirección de la Unidad de Contratación que ingresó el usuario administrador al configurar la cuenta en el SECOP II, si quiere ingresar una dirección diferente quite la marca y escriba la dirección física de la Entidad Estatal.
- Documentos internos: Esta opción permite anexar documentación para los usuarios autorizados de la Entidad Estatal, por ejemplo, actas de reunión o instrucciones. Solamente los usuarios de la Entidad Estatal tienen acceso a estos documentos.
Guarde los cambios y haga clic en “Continuar al Proceso”. Debe terminar de diligenciar esta sección para editar las demás secciones de la solicitud de información.  

- Confirmar: Teniendo en cuenta que este Proceso no está relacionado con el Plan Anual de Adquisiciones, el SECOP II habilita una ventana emergente donde el usuario debe justificar por qué no existe esta relación, recuerde que está creando una solicitud de información a Proveedores. Haga clic en “Si”, indique esta situación y haga clic en “Confirmar”.

b. Configuración
- Cronograma: En el cronograma debe diligenciar las fechas de su solicitud de información. Recuerde que el SECOP II es una plataforma en tiempo real y habilita o deshabilita las acciones de los interesados de acuerdo con este cronograma.
Revise con cuidado la “Fecha límite para responder la solicitud de información” pues los interesados no pueden enviar la información con posterioridad a la hora y la fecha señalada. El cronograma debe ser configurado en hora militar.
La plataforma maneja el reloj que hay en la parte superior derecha, por ello es necesario tenerlo en cuenta al momento de diligenciar el cronograma.

- Visita al lugar de ejecución: En “Visita al lugar de ejecución”, usted podrá definir si va a permitir que los Proveedores realicen visitas al lugar de ejecución del proceso antes de enviar la información.  Cuando marca “Sí”, la plataforma le pide establecer una fecha y hora límite para las visitas y habilita un campo de información adicional donde usted podrá estipular cómo quiere que se realicen las visitas (por ejemplo horarios de atención y protocolos de seguridad).
- Configuraciones avanzadas: usted puede establecer el número de decimales que debe tener en cuenta el Proveedor en su cotización y si exige muestras. Cuando termine, recuerde hacer clic en “Guardar” y luego haga clic en la flecha para continuar.

c. Cuestionario
En esta sección la Entidad Estatal puede solicitar a los Proveedores toda la información que considere necesaria para realizar su estudio del sector. El SECOP II trae precargada una lista de precios donde usted debe ingresar los bienes y servicios que va cotizar. Haga clic en “Editar Pregunta” para modificar el título de la pregunta y comunicarle de manera clara al Proveedor cómo debe cotizar. 

Diligencie la información de los bienes y servicios a cotizar: referencia del artículo, código del Clasificador de las Naciones Unidas, descripción y cantidad. Puede dejar sin diligenciar el precio unitario.

El SECOP II le permite cargar manualmente máximo veinte líneas en la lista de artículos. En todo caso usted puede hacer una carga masiva de artículos. Para ello, desde la pregunta lista de precios haga clic en “Opciones”, y seleccione “Exportación a Excel” para descargar la plantilla de lista de precios del SECOP II. Cuando tenga lista la plantilla, cárguela haciendo clic en “Importar desde Excel”.
Recuerde que el precio es sólo uno de muchos factores que usted debe analizar en un estudio del sector. Por eso, el SECOP II le permite agregar diferentes preguntas solicitando información a los Proveedores (por ejemplo características técnicas, capacidad de la maquinaria, tiempos de entrega, indicadores financieros, etc.) Para solicitar esta información haga clic en “Agregar pregunta”.

El tipo de preguntas que incluya depende de la respuesta que busca de los Proveedores. Por ejemplo, puede agregar una pregunta numérica, preguntas lógicas (de SI o NO); preguntas abiertas para que el Proveedor redacte algún texto (usted define el número de caracteres que puede tener la respuesta) o preguntas numéricas. En el   campo “Pregunta” incluya el documento o la información a solicitar.
Para cada pregunta usted puede indicar si es obligatoria o no. Cuando el Proveedor diligencie la solicitud de información, el SECOP II sólo le permitirá enviarla hasta que responda todas las preguntas marcadas como obligatorias. Luego, haga clic en “Confirmar”. Para cada tipo de pregunta se habilitará una ventana emergente en la cual deberá solicitar la información o documento que los Proveedores deben presentar.

d. Documentos del Proceso 
En esta sección usted puede cargar los documentos que complementen la información diligenciada en otras secciones de los términos de referencia como los estudios previos, fichas técnicas o formatos que tenga que diligenciar el contratista.

Para cargar los documentos haga clic en “Anexar documento” y seleccione los documentos. Puede ingresar tantos documentos como quiera. Posteriormente haga clic en “Anexar” y luego en “Cerrar”.

e. Invitación
En esta sección usted debe indicar a cuáles Proveedores enviará la solicitud de información. Por defecto el SECOP II trae los Proveedores registrados con los códigos de Naciones Unidas con los que usted clasificó la solicitud de información. Usted puede enviar la solicitud a más Proveedores que no aparezcan en la lista. Para esto, haga clic en “+ Buscar”, retire el código de las Naciones Unidas de la búsqueda y diligencie el nombre o NIT del Proveedor invitado. Usted puede retirar Proveedores de la invitación seleccionándolos y haciendo clic en “Retirar proveedores”. Los Proveedores invitados recibirán un correo electrónico con la invitación, así como una notificación a su cuenta del SECOP II.
Tenga en cuenta que la solicitud de información es pública y cualquier Proveedor registrado en el SECOP II podrá enviarle una respuesta así usted no lo haya invitado. Esto es para promover la competencia en los Procesos de Contratación.